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Fallen der Umsatzsteuer: Fahrt- und Reisekosten zwischen Unternehmern -Weiterberechnung oder Auslagenersatz?

zurück | Artikel vom: 27.11.2011

Von: Ashok Riehm

Eine typische Situation für Freiberufler. Neben dem Honorar für die Dienstleistung selber, wird die separate Übernahme der anfallenden Reise- und Fahrtkosten verhandelt. Häufig kommt es dann bei der Weiterberechnung zu Fehlern. Generell gibt es zwei Möglichkeiten, wie verfahren werden kann. Ein Beispiel soll dieses erläutern.

Fall A:

Tom Tax ist Freiberufler  im IT-Bereich aus München. Mit seinem Auftraggeber, dem Medizintechnik Hersteller  MedicMops Berlin AG vereinbart er einen gut dotierten Beratungsauftrag. Zu den Auftragskonditionen gehört neben dem Honorar auch die „Übernahme“ der Fahrt- und Reisekosten, also all jener Kosten, die gemeinhin auch als Auslagen oder Spesen bezeichnet werden.

Tom Tax macht sich Gedanken. Für die Fahrt von München nach Berlin benötigt er einen Mietwagen (19 % Umsatzsteuer), daneben ein Hotelzimmer und er muss in Berlin einige Fahrten, natürlich auch zu seiner bevorzugten Steuerberatung Berlin,  per Taxi (7% Umsatzsteuer) erledigen. Tom Tax reserviert und bezahlt selber, das heißt: alle Rechnungen weisen seinen eigenen Namen und Anschrift aus. Damit ist er eindeutig als Leistungsempfänger bezeichnet.

Wie sieht nun die Rechnung an den Auftraggeber aus?

Tom Tax hat keine Wahl. Die Kosten, die er gehabt hat gelten als Nebenleistung seiner Hauptleistung, der Beratungstätigkeit. Er kann sich diese nicht einfach erstatten lassen, sondern muss diese per Rechnung  an das Medizintechnik Unternehmen weiterberechnen. In der Umsatzsteuer teilen die Nebenleistungen immer das Schicksal der Hauptleistung. Das führt dazu, dass in der Rechnung alle Netto-Beträge aufgelistet und addiert werden. Auf die Gesamtsumme muss dann die Umsatzsteuer mit 19% aufgeschlagen werden und ausgewiesen werden.  Dass Tom Tax für die Taxifahrt nur 7 % Umsatzsteuer (USt) bezahlt hat, spielt keine Rolle.

Wichtig dabei ist, dass auf keinem Fall die Originalrechnungen als Anhang dem Auftraggeber übersandt werden. Denn nur die Originalbelege garantieren den eigenen Vorsteuerabzug.  Will Tax die Höhe seiner Aufwendungen belegen, so schickt er Rechnungskopien mit.

Fall B:

Tom Tax hat mit seinem Auftraggeber vereinbart, dass er die Kosten nur „vorstrecken“ soll. Im Sinne eines Auslagenersatzes soll er das Geld erstattet bekommen. Dafür ist es entscheidend, dass alle Rechnungen auch den Auftraggeber als Leistungsempfänger ausweisen. Nur dann darf Tom Tax die Originalrechnungen bei seinem Auftraggeber einreichen und sich das verauslagte Geld erstatten lassen.  Für ihn ist dieser Vorgang dann ein Durchlaufender Posten. Seine Beratungsleistung muss Tax gesondert in Rechnung stellen.

In der täglichen Praxis muss strikt zwischen diesen beiden Varianten unterschieden werden. Gerade die Herausgabe von Originalbelegen in der Fallvariante A führt umsatzsteuerlich zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Trotzdem ist die Variante A empfehlenswerter, weil diese einfacher umzusetzen ist.